Myyntilaskujen lähettäminen on yksi yrittäjän mieluisimmista hallinnollisista töistä. Tilitoimiston apu myyntilaskuissa ei rajoitu vain niiden kirjaamiseen kirjanpitoon, vaan autamme monin tavoin yrittäjää myyntilaskujen hallinnassa. Yksi tärkeimmistä taloushallintoa helpottavista asioista on esimerkiksi myyntilaskujen sähköinen käsittely. Kokosimme tähän blogiin muutakin mielenkiintoista tietoa myyntilaskuista yrittäjälle.

Mikä myyntilasku?

Myyntilasku on hyvin yksinkertaisesti lasku palvelusta tai tuotteesta, joka lähetetään ostovelalliselle, eli asiakkaalle. Kaikki asiakkaille lähettämäsi laskut ovat lähtökohtaisesti myyntilaskuja. 

Taloudellinen kirjanpito pyörii hyvin pitkälti myynti- ja ostolaskujen ympärillä. Tässä blogissa keskitymme myyntilaskuihin. Myyntilaskujen käsittely on monille yleisintä manuaalista kirjanpitoa, jota joutuu tekemään. Myyntilaskuja ei kuitenkaan nykyaikana ole järkevä säilyttää paperisena pinona, vaan saada ne digitaaliseen muotoon talteen. Erilaiset laskutusohjelmat toimivat usein suhteellisen samalla tavalla myyntilaskun syöttämisessä. 

Myyntilaskun muodostaminen

Uuden laskun luonnissa täytyy manuaalisesti täyttää joitakin tietoja. Yleensä laskulle täytyy nimetä esimerkiksi:

• Asiakas, eli ostovelallinen laskun vastaanottaja
• Päiväys, johon voi vielä eritellä kirjaamispäivän (kirjanpidon tarkoituksiin) ja arvopäivän, eli päivän, josta maksuehtoa aletaan laskemaan
• Maksuehto, eli yleensä maksuaika, esimerkiksi 30pv.
• Eräpäivä, laskun viimeinen maksupäivä. Määräytyy maksuehdon mukaan.
• Myyjä, jos järjestelmään merkitään heidät erikseen
• Viitteet

Näiden tutumpien tietojen lisäksi myyntilaskuun voi eritellä vaikkapa tiliöintiehdotuksia tai lisätä maksusuunnitelman.

Kun myyntilasku on valmis, lähetetään se halutussa muodossa asiakkaalle. Laskutusohjelma kirjaa ylös kaikki tarpeelliset tiedot myyntilaskun etenemisessä matkallaan takaisin. Saat automaattisesti esimerkiksi tietää, milloin verkkomyyntilasku on kirjattu ja milloin se on maksettu.

Laskutusohjelmat vähentävät luottotappioitasi

Laskutusohjelmilla on monia hyötyjä. Asiakastiedot ovat laskutusohjelmissa syötettyinä yhdeksi valittavaksi kokonaisuudeksi. Tällaiset ohjelmat muistavat vanhat asiakkaat, jolloin uutta myyntilaskua muodostaessa ohjelma saattaa esimerkiksi osata kertoa asiakkaan aikaisemmasta maksukäyttäytymisestä tai veloista. Asiakkaalla saattaa olla vaikkapa tuoretta historiaa laskujen maksamattomuudesta. Laskutusohjelmaan voi syöttää lasku- ja asiakaskohtaisia ehtoja, jolloin esimerkiksi maksumuistutukset ja viivästyskorot hoituvat tarpeen tullessa automatisoidusti. Myös perintään edetessä laskutusohjelma nopeuttaa perintätoimiston kanssa toimimista, joko kokoamalla tiedot tai lähettämällä niitä itse. Ohjelmat pystyvät meitä ihmistä nopeammin luomaan kokoelmia, jolloin esimerkiksi reskontrien muodostaminen on helpompaa. Kaikki tämä johtaa nopeampaan rahankiertoon yrityksessäsi, ja vähentää mahdollisia luottotappioita. Laskutusohjelmat varmistavat, etteivät maksetut maksut jääkään kirjaamatta, tai kotiutumattomat saatavat jää vahingossa perimättä.

Tilisi Oy:llä me käytämme Netvisor-ohjelmistoa kirjanpidossamme! Voit lukea lisää laskutusohjelmien ja esimerkiksi automatisoidun maksumuistutusjärjestelmän hyödyistä ja yksityiskohdista Netvisorin sivuilla.

Tarvitsetko ulkopuolisen asiantuntijan vinkkejä yritystoiminnan suunnitteluun ja tavoitteiden asettamiseen? Tilisin asiantuntijat auttavat mielellään. Ota yhteyttä, ja kysy meiltä lisää mistä tahansa yrittämiseen tai yrityksen talouteen liittyvästä asiasta: