Palkka on omalla pankkitilillä palkkapäivänä – maailman luonnollisin asia, eikö? Ihan itsestään se ei kuitenkaan sinne tule, ja tarvitaan yhteistyötä sekä palkkaa maksavan yrityksen, tilitoimiston että myös pienissä määrin itse palkansaajan välillä, että palkka tulee ajallaan ja oikean suuruisena tilille. Tässä blogissa kurkistammekin palkanlaskijan arkipäivään Tilisissä.

Heti alkuun huomio, että yksityisyydensuojasyistä käytämme palkanlaskijasta nimimerkkiä Herra M., koska palkanlaskijan työssä käsitellään ihmisten henkilökohtaisia tietoja.

Aloitetaan arkirutiineista: mistä palkanlaskijan työpäivä koostuu?

–Meillä Tilisissä on käytössä palvelupyynnöissä ja sisäisessä työn organisoinnissa tikettijärjestelmä. Aloitankin aina päivän käymällä läpi tiketit ja katson, mitkä ovat kiireisiä asioita, jotka tulee hoitaa heti. Tämän jälkeen tarkistan asiakaslistamme, sillä eri asiakkaillamme on eri palkkapäiviä käytössä ja sen mukaan rytmittyy rutiinityö päivittäin, kertoo Herra M.

–Käytämme varsin kehittynyttä ohjelmistoa apuna työssä manuaalisten työvaiheiden minimoimiseksi. Kuukausipalkat ajetaan automaattisesti, erilaiset provisiopalkat, edut ja mm. kilometrikorvaukset lisätään niihin ja ohjelma laskee automaattisesti esimerkiksi verot ja työnantajamaksut saatujen tietojen mukaan sekä lähettää tulorekisteri-ilmoitukset. Palkanlaskennan ohjelmisto on hyvin integroitu kirjanpidossa käyttämäämme Netvisor-järjestelmään, jonne myös uusimmat tiedot siirtyvät automaattisesti, Herra M. kuvailee.

Tilisillä on asiakkaina hyvin erilaisia yrityksiä. Palkanlaskennassa on joitakin eroja esimerkiksi toimialan käytänteiden, yrityskoon ja sisäisten prosessien vuoksi.

–Esimerkiksi rakennusalalla on tavallista, että palkka lasketaan kahden viikon jaksoissa ja perustuu usein tuntityöhön, jolloin palkkasummat per palkansaaja vaihtelevat paljon tilipäivästä toiseen. Lisäksi joillakin asiakkaillamme on käytössä hyväksytyskäytäntö, jossa palkanlaskennan jälkeen yrityksen edustaja vielä tarkistaa palkkasummat ja hyväksyy ne maksatukseen sen sijaan, että me tekisimme maksatuksen suoraan täältä. Ulkomaille palkanmaksussa taas täytyy ottaa huomioon erilaiset maksuajat kuin kotimaan palkoissa. Olemme joustavasti asiakkaidemme tukena kaikissa palkanmaksun toimintamalleissa, Herra M. sanoo.

Mikä saa palkanlaskijan iloiseksi?

–Lähdetään liikkeelle tavoitteesta. Jokainen palkansaaja haluaa palkkansa ajallaan ja oikean suuruisena tililleen. Tähän pääsemiseksi tarvitaan yhteistyötä. Palkanlaskijan saa varmasti tyytyväiseksi, kun toimittaa palkka-aineiston hyvissä ajoin, vaikkapa viikkoa ennen palkkapäivää, tänne meille käsiteltäväksi. Siten meillä on riittävästi aikaa tehdä työmme ja myös selvittää mahdolliset avoimet kysymykset ja maksaa kaikille palkat ajallaan, Herra M. kertoo.

–Tietysti myös toisinaan on erikoistilanteita, ja esimerkiksi nyt pandemian aikana olemme joutuneet laatimaan runsaasti tartuntatautipäivärahahakemuksia Kelalle.

–Palkanlaskijan työ on aika hektistä, ja minulta onkin joskus kysytty, kuinka olen jaksanut tehdä tätä niin kauan. Vastaus on tavoitehakuisuudessa: haluan hoitaa asiakkaideni palkanmaksun jämptisti ja ajallaan. Koen, että olen mukana vaikuttamassa monen ihmisen arkielämään, kun hoidan oman työni kunnolla.

Automaatio lisääntyy palkanlaskennassa

–Monelle saattaa tulla yllätyksenä, että nykyisin saamme verokortit suoraan verottajalta. Edellytyksenä tälle on, että työntekijä on ollut yrityksen palveluksessa 1.1. kyseisenä vuonna, eli nykyään monen työntekijän ei enää tarvitse lähettää verokorttejaan palkanlaskentaan. Tietysti, jos verokorttiin haetaan muutosta tai työntekijä aloittaa 1.1. jälkeen, täytyy verokortti vielä itse muistaa toimittaa eteenpäin. Tähänkin on tulevaisuudessa tulossa parannus, mutta vielä se ei ole käytössä, Herra M. kertoo.

Haluatko jutella palkanlaskennasta lisää asiantuntijoidemme kanssa? Yhteyspäällikkömme kertovat mielellään, miten palkanlaskenta saadaan sujumaan!

Yhteyspäällikkömme auttavat